Facturation électronique : 3 nouveautés à connaître

• Authentification

Actuellement, dans le cadre des marchés privés (rapports B2B), le processus de facturation peut revêtir 2 formes distinctes :

• un format papier, qui reste le format classique fréquemment utilisé par les TPE et PME ;
• un format électronique, à la condition toutefois, d’un point de vue fiscal, que le destinataire consente à recevoir sa facture sous ce format.

La facture électronique est définie comme une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique.

L’émission d’une facture électronique nécessite que l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité soient garanties, à compter de son émission et jusqu’au terme de sa période de conservation.

Le respect de ces impératifs peut aujourd’hui s’effectuer par le biais de 3 moyens distincts, à savoir :

• l’utilisation d’une signature électronique avancée, créée par un dispositif sécurisé et fondée sur un certificat électronique qualifié ;
• l’utilisation d’une forme de message structurée selon une norme convenue entre les parties (format EDI), qui peut être traité automatiquement dans des conditions strictement encadrées ;
• l’utilisation d’autres moyens, à la condition toutefois que des contrôles documentés et permanents soient mis en place par l’entreprise afin d’établir une piste d’audit fiable (PAF) entre la facture émise ou reçue et la réalisation de l’opération qui en est à la source : cette PAF doit permettre de reconstituer la chronologie globale du processus de facturation et ce, en justifiant chaque opération par une pièce d’origine documentée par laquelle il est possible de remonter, de manière ininterrompue, jusqu’à la facture, et inversement.

Pour les documents et pièces établis à compter du 31 décembre 2022, un 4e moyen permettant de s’assurer du respect des impératifs d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité s’ajoute à la liste, à savoir le recours à la procédure de cachet électronique qualifié au sens de la réglementation européenne (un décret à paraître doit préciser les conditions d’émission, de cachet et de stockage des factures).

• Sanctions

Dans le cadre de la mise en place de la réforme de la facturation électronique, il est prévu que le non-respect par l’entreprise de l’obligation d’émission d’une facture sous une forme électronique est sanctionné par une amende de 15 € par facture, sans que le total des amendes appliquées au titre d’une même année civile puisse être supérieur à 15 000 €.

De même, toute omission ou tout manquement par un opérateur de plateforme de dématérialisation partenaire aux obligations de transmission des données de facturation donne lieu à une amende de 15 € par facture mise à la charge de cette plateforme, sans que le total des amendes appliquées au titre d’une même année civile puisse être supérieur à 45 000 €.

Ces amendes ne sont pas applicables en cas de 1re infraction commise au cours de l’année civile en cours et des 3 années précédentes, lorsque l’infraction a été réparée spontanément ou dans les 30 jours suivant une première demande de l’administration.

Cette tolérance s’applique désormais à :

• l’amende égale à 50 % du montant de la transaction, en cas d’absence de délivrance d’une facture ou d’une note et de non-comptabilisation de la transaction concernant les prestations de services comprenant l’exécution de travaux immobiliers fournies à des particuliers par un redevable de la TVA ;
• l’amende de 15 € pour toute omission ou inexactitude constatée dans les factures ou documents en tenant lieu.

• Conservation

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Pour les documents et pièces établis à compter du 31 décembre 2022, il est prévu que lorsque ces livres, registres, documents ou pièces sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant un délai de 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Source : Loi de finances pour 2023 du 30 décembre 2022, n° 2022-1726, article 62

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